امروزه سرمایه‌گذاری روی IVR یا تلفن گویا، نسبت به انواع قدیمی‌تر آن نتایج متفاوتی را در پی دارد. با پیشرفت تکنولوژی و کمک گرفتن از هوش مصنوعی، ایرادات گذشته این فناوری رفع شده و مزایای آن نیز ارتقا یافته است. کسب‌وکارهای پررونق، حجم تماس بالایی دارند که می‌توانند با مدیریت صحیح و بهینه آن به جمعیت وسیعی از مشتریان راضی دست یابند. در این شرایط تکنولوژی تلفن گویای مدرن که با مزایای هوش مصنوعی تقویت شده است، بسیار تأثیرگذار خواهد بود.
برای آشنایی بیشتر با مزایای IVR و دلایل سرمایه‌گذاری کسبوکارها بر تلفن گویا تا پایان این مطلب با ما همراه باشید.
سیستم تلفن گویا چیست؟
تلفن گویا یا IVR ، یک فناوری پاسخ صوتی اتوماتیک است که از طریق ارائه یک منو از امکانات و بخش‌های مختلف سازمان، تماسگیرندگان را برای رسیدن به واحد مد نظر راهنمایی میکند؛ همچنین می‌تواند اطلاعات لازم در مورد رفتار مخاطب را جمع‌آوری کند. تلفنهای VoIP زمانی که توسط سیستم‌های تلفن گویا پشتیبانی شوند، مشتریان را قادر می‌سازند که با سرعت بیشتری به واحد و کارشناس مد نظر خود دست یابند.
فناوری IVR به صرفهجویی در زمان و بهبود تجربه مشتریان کمک میکند. محتوای سیستم تلفن گویا را می‌توان به صورت دیجیتالی تولید کرد یا به صورت دستی از قبل ضبط کرد. به‌این‌ترتیب بسیاری از سوالات یا درخواست‌های متداول مشتریان قابل شناسایی هستند و با در نظر گرفتن آن‌ها می‌توان از انتظار بیش از حد تماسگیرندگان جلوگیری کرد. یک برنامه تماس تلفن گویا در صورتی که به خوبی طراحی و تنظیم شود، برای هر کسب‌وکاری مفید خواهد بود؛ زیرا می‌تواند عملکرد مرکز تماس شما را تا حد زیادی تحت تاثیر قرار دهد و از طرفی موجب کاهش هزینه‌های آن شود.
مهم‌ترین مزایای سرمایه‌گذاری روی تلفن گویا کدامند؟
در اینجا به هشت مورد از مزایای مهم IVR که سرمایه‌گذاری در این سیستم را توجیه میکند، می‌پردازیم:
بهبود عملکرد کارشناسان مرکز تماس
یکی از اساسی‌ترین ویژگی‌های مفید تلفن گویا این است که این فناوری می‌تواند با رسیدگی به مسائل جزئی و کاهش تعداد تماسهای غیرضروری، حجم کاری اپراتورها را کاهش دهد. به‌این‌ترتیب آن‌ها زمان بیشتری برای رسیدگی بهتر به مسائل پیچیده‌تر خواهند داشت. این ویژگی منجر به کارآمدتر شدن خدمات مرکز تماس و بهبود عملکرد اپراتور مرکز تماس و نیز بهبود تجربه مشتری میشود.
ویژگی مقیاسپذیری IVR
تلفن گویا خستگی‌ناپذیر است؛ بنابراین انعطاف‌پذیری و و ظرفیت پاسخگویی بالایی در مواجهه با افزایش حجم تماسهای دریافتی دارد. این ویژگی به کسبوکارها کمک میکند، تا از سرمایه‌گذاری بیش از حد در زیرساخت‌های غیرضروری، یا استخدام نیروی بیشتر در فصل‌های پرکار خودداری کنند. مقیاسپذیری تلفن گویا سبب میشود بتوانید، بسته به نیاز سازمان حجم کار این نرم‌افزار را گسترده‌تر یا کوچک‌تر کنید؛ به این ترتیب می‌توانید علاوه‌بر بهینه‌سازی استفاده از منابع سازمان، هزینه‌های عملیاتی را نیز کاهش دهید.
امکان ارائه گزینه تماس مجدد با مشتری
مهم نیست که شرکتی کوچک یا سازمانی بین‌المللی باشید، یا اینکه در چه صنعتی فعالیت دارید؛ در هر صورت مشتریان شما هیچ علاقه‌ای برای انتظار در صف‌های انتظار تماس ندارند! بسیاری از افراد حتی یک دقیقه را نیز زمان زیادی برای انتظار پشت تلفن می‌دانند.
نرم‌افزار مرکز تماس مجهز به تلفن گویا در شرایطی که با حجم بالایی از تماسها مواجه شوید، می‌تواند راهکار متفاوتی را از سمت شرکت به مشتریانتان ارائه دهد. با انتخاب گزینه تماس مجدد با مشتری، مخاطب می‌تواند تاریخ و ساعت ترجیحی خود برای تماس را انتخاب کند تا کارشناسان شما در زمانی که حجم تماسهای ورودی کمتر است، به برقراری تماس با این گروه از مشتریان بپردازند.
صرفهجویی در وقت و هزینه
استفاده از سیستم تلفن گویا، در زمان کارمندان و مشتریان شما صرفهجویی میکند و تماسگیرندگان را قادر می‌سازد تا بخشی از نیازهای خود را با کمک گزینه‌های IVR و پیام‌های از پیش ضبط شده، رفع کنند. با خدمات تلفن گویای حرفه‌ای، نیازی به استخدام کارمندان بیشتر برای رسیدگی به سوالات اولیه و تکراری نخواهید داشت و در هزینه‌های استخدام نیرو نیز صرفهجویی می‌کنید.
پردازش سریعتر اطلاعات مرکز تماس
با بهبود عملکرد مرکز تماس و تسریع فرآیندهای آن، به کارایی بالاتر و مشتریان راضی‌تر دست خواهید یافت. تلفن گویا به سرعت درخواست‌های مشتریان را شناسایی و دسته‌بندی میکند تا بتوانند پاسخ متناسب با آن را دریافت نمایند. پردازش سریعتر نه‌تنها رضایت مشتری را افزایش میدهد، بلکه ظرفیت خدمات‌رسانی در مرکز تماس را نیز بالاتر می‌برد.
ارائه خدمات ۲۴ ساعته به مشتریان
سیستم تلفن گویا ارائه خدمات مشتریان در هر ساعت از شبانه‌روز را امکان‌پذیر می‌سازد؛ حتی زمانی‌که کارشناسان مرکز تماس در دسترس نیستند. این فناوری می‌تواند در خارج از ساعات کاری نیز اطلاعات کلی و اولیه را در اختیار تماسگیرندگان قرار دهد. به این ترتیب مشتریان شما می‌توانند در هر ساعت از شبانه‌روز با برنامه تلفن گویا ارتباط برقرار کنند و از طریق منوی خودکار، از خدمات سلف‌سرویس مرکز تماس بهره‌مند شوند.
ساخت تصویر بهتری از برند
برقراری تماس و تعامل صوتی می‌تواند در ارتباط بین مشتریان و برند شما بسیار تاثیرگذار باشد. سیستم تلفن تجاری زمانی که بهخوبی طراحی و اجرا شود، می‌تواند روابط سازمانی را تقویت کند. از طرفی تجربه نامطلوب در تماس تلفنی ممکن است منجر به تضعیف وفاداری مشتریان نسبت به برند شما شود. سیستم IVR پیشرفته می‌تواند به ایجاد یک تصویر حرفه‌ای از برند شما و مزایای آن کمک کند.
بهبود تجربه مشتری
سیستم‌های تلفن گویا می‌توانند تجربه‌ا‌ی شخصی‌سازی‌شده را برای مشتریان شما فراهم کنند. این فناوری مدرن از امکانات هوش مصنوعی در مرکز تماس برای درک سوالات مشتریان و ارائه پاسخ‌های مرتبط به آن‌ها استفاده میکند و به‌این‌ترتیب باعث بهبود تجربه مشتری میشود، زیرا تماسگیرندگان می‌توانند به سرعت و سهولت اطلاعات مورد نیاز خود را دریافت کنند.
برای سرمایه‌گذاری روی IVR اقدام کنید
سرمایه‌گذاری تلفن گویا می‌تواند تاثیر زیادی بر کارایی ارتباطات تجاری سازمان و افزایش فروش شما داشته باشد. با استفاده از این تکنولوژی می‌توانید برنامه تلفن سازمانی خود را کاربردی‌تر کنید.
امروزه سرمایه‌گذاری روی IVR برای کسبوکارها نتایج متعددی را در بر دارد، که یکی از مهم‌ترین آن‌ها بهبود کارایی و صرفهجویی در هزینه‌های مرکز تماس است. کسبوکارها با استفاده از تلفن گویا می‌توانند حجم بالای تماسها را به‌طور موثری مدیریت کرده و از انتظار طولانی تماسگیرندگان جلوگیری کنند. این امر نه‌تنها باعث رضایت بیشتر مشتریان میشود، بلکه بار کاری اپراتورها را نیز کاهش میدهد؛ و در نتیجه کارایی کلی مرکز تماس افزایش دارد. به‌همین‌دلیل، بسیاری از کسبوکارها تصمیم به سرمایه‌گذاری در این فناوری می‌گیرند؛ تا بتوانند خدمات بهتری ارائه داده و رضایت مشتریان خود را تضمین کنند.
پس از آشنایی با مهم‌ترین دلایل سرمایه‌گذاری کسبوکارها بر تلفن گویا، زمان آن رسیده است؛ که در مورد میزان مفید بودن سیستم مورد استفاده در سازمان خود بررسی‌های لازم را انجام دهید.
برای دریافت مشاوره در مورد انواع نرم‌افزارهای مفید در مرکز تماس و گزینه مناسب با شرایط کسب‌وکار خود، حتما با کارشناسان ما در الوویپ تماس بگیرید.
سوالات متداول
- چگونه IVR به تماسگیرندگان کمک میکند؟
تلفن گویا با ارائه منوی امکانات مرکز تماس، تماسگیرندگان را به واحدهای مختلف راهنمایی میکند.
- مزایای استفاده از تلفنهای VoIP با IVR چیست؟
این ترکیب به مشتریان امکان دسترسی سریعتر به واحد و کارشناس مد نظرشان و حل بهتر مشکل را میدهد.
- چگونه تلفن گویا به بهبود تجربه مشتریان کمک میکند؟
این فناوری با صرفهجویی در زمان و پاسخگویی به سوالات رایج، تجربه مشتریان را بهبود میبخشد.
- چگونه IVR به کاهش هزینهها کمک میکند؟
IVR با کاهش تعداد تماسهای غیرضروری و بهبود عملکرد مرکز تماس و از بین بردن نیاز به استخدام بیش از حد نیرو، هزینهها را کاهش میدهد.
- چگونه تلفن گویا به صرفهجویی در زمان کمک میکند؟
IVR با ارائه اطلاعات اولیه و پاسخ به سوالات متداول، زمان انتظار تماسگیرندگان و حجم کاری اپراتورها را کاهش میدهد.
- مقیاسپذیری IVR چگونه به کسبوکارها کمک میکند؟
مقیاسپذیری IVR به کسبوکارها اجازه میدهد تا با افزایش حجم تماسها، بدون نیاز به استخدام نیروی اضافی، بهخوبی پاسخگوی نیازهای مرکز تماس باشند.
