امروزه توانمندسازی تیم با تلفن ابری، به یک ضرورت در هر مرکز تماس مدرنی تبدیل شده است. هر کسب‌وکاری به یک سیستم ارتباطی موثر و قابل اعتماد برای تعامل با مشتریان خود نیاز دارد؛ به‌ویژه افزایش دورکاری در سال‌های اخیر سبب رشد هر چه بیشتر گرایش به مراکز تماس ابری شده است. امکان آموزش منابع انسانی با تلفن ابری، بخش زیادی از چالش‌های استخدام نیروی تازه‌کار در سازمان‌ها را برطرف می‌سازد. علاوه‌براین، انعطاف‌پذیری و مقیاس‌پذیری سیستم‌های تلفن مبتنیبر ابر، آن‌ها را به گزینه‌ای جذاب برای سازمان‌های بزرگ و کوچک، تبدیل میکند.
تا پایان این مطلب با ما همراه باشید، تا راه‌های توانمندسازی تیم با تکنولوژی ابری و مزایای کلیدی آن برای سازمان‌ها را باهم بررسی کنیم.
اهمیت توانمندسازی منابع انسانی تا چه حد است؟
توانمندسازی منابع انسانی بیشتر از این جنبه اهمیت پیدا میکند، که موجب افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد کارمندان شما میشود. توانمندسازی به معنای ارائه ابزارها، آموزش‌ها و فناوری‌های مناسب به کارکنان است؛ به شکلی که بتوانند با کارایی بیشتر و استرس کمتر وظایف خود را انجام دهند. با انجام این فرآیند، کارکنان به استقلال بیشتری در تصمیم‌گیری‌ها دست پیدا می‌کنند؛ و این امر نه تنها موجب بهبود کیفیت خدمات به مشتریان میشود، بلکه نوآوری و خلاقیت را نیز در محیط کار تقویت میکند.
سیستم‌های تلفن ابری به کارکنان امکان میدهند، تا از هر مکانی به اطلاعات و ابزارهای سازمان دسترسی داشته باشند؛ و عملکردی مشابه حضور در دفتر را ارائه دهند. این انعطاف‌پذیری نه تنها بهره‌وری را افزایش میدهد، بلکه به کارکنان کمک میکند، تا به راحتی با چالش‌های جدید سازگار شوند.
مهم‌ترین راه‌های توانمندسازی تیم با تلفن ابری کدامند؟
استفاده از فناوری ابری مزایای بسیاری برای مرکز تماس شما دارد، اما مهم‌ترین مواردی که منجر به توانمندسازی کارکنان شما نیز میشود شامل ویژگی‌های زیر هستند:
قابلیت اطمینان و عملکرد بهتر
یک سیستم تلفن مبتنیبر ابر تضمین‌کننده تداوم فرآیندهای کسب‌وکار شما در شرایط مختلف است؛ به‌خصوص زمانی که با اتفاقی غیر منتظره و پیش‌بینی‌نشده مواجه می‌شوید.
فناوری تلفن ابری از مراکز داده با برنامههای پشتیبان داخلی و میزبانیشده تشکیل شده است. اگر یکی از آن‌ها دچار مشکل شود، مراکز دیگر به‌طور یکپارچه مشکل پیش آمده را پوشش میدهند؛ به‌این‌ترتیب اختلالی در فرآیندهای کاری مرکز تماس رخ نمی‌دهد.
دسترسی به ویژگی‌های تماس قوی
سیستم‌های تلفن مبتنیبر ابر، ویژگی‌های پیشرفته VoIP را ارائه میدهند و موجب بهبود ارتباطات تجاری می‌شوند. برخی از ویژگی‌های محبوبی که موجب تسهیل فرآیندهای کاری اپراتورهای مرکز تماس می‌شوند، شامل موارد زیر هستند:
- انتقال تماس پیشرفته
- ضبط خودکار تماس
- تبدیل پست صوتی به ایمیل یا پیامک
- صف‌های تماس با موسیقی در حالت انتظار
- شناسه تماس گیرنده سفارشی
- ایجاد تماس‌های کنفرانسی با یک کلیک
- خدمات خودکار چندسطحی
- تجزیه و تحلیل تماس و گزارش‌های مربوط به آن
دسترسی به این ویژگی‌ها به تیم شما کمک میکند، تا ارتباط بهتری با مشتریان برقرار کنند؛ و کیفیت خدمات مشتری را به‌طور مداوم بهبود بخشند.
پشتیبانی از دورکاری و کار هیبریدی
امروزه مدل کار ترکیبی (چند روز در دفتر و چند روز کار در خانه) بسیار رواج پیدا کرده است. تلفن‌های مبتنیبر فضای ابری، چالش‌های مربوط به این نوع کار را حل کرده‌اند. به‌این‌ترتیب، اعضای تیم شما می‌توانند هنگام کار از خانه از امکانات و اطلاعات موجود در دفترکار خود استفاده کنند و تنها با به‌کارگیری یک برنامه تلفنی خروجی مشابه کار در محل شرکت را ارائه دهند.
دسترسی به آموزش مداوم و لحظهای
آموزش کارکنان یک فرآیند مستمر است. به‌خصوص در جایگاه مواجهه با مشتری، کارکنان اغلب در موقعیت‌هایی قرار می‌گیرند، که ممکن است نیاز به راهنمایی تخصصی داشته باشند. در سیستم تلفن ابری، مدیران می‌توانند با استفاده از ویژگیهایی مانند حالت «نظارت بر تماس»، «شنود و نجوا» و قابلیت‌های دیگر، از کارمندان خود بصورت لحظهای و حتی در حال مکالمه با مشتریان پشتیبانی کنند. به این ترتیب اپراتورهای تازه‌کار شما می‌توانند به راحتی و با استرس کمتری تماس‌های دشوار را مدیریت کنند.
این رویکرد کیفیت ارائه خدمات به مشتریان را افزایش میدهد، و فرهنگ کار تیمی در سازمان را تقویت میکند. کارمندان نیز به‌طور مداوم در حال یادگیری و بهبود عملکرد هستند.
ارتباطات یکپارچه
فناوری تلفن ابری، تمام ارتباطات تجاری شما را بر یک پلتفرم واحد و بدون نیاز به تغییر زیرساخت‌های موجود، یکپارچه می‌سازد. این راه‌حل که ارتباطات یکپارچه به عنوان سرویس (UCaaS) نامیده میشود، شامل تماس‌های تلفنی، کنفرانس ویدیویی، پیامرسانی فوری، به اشتراک‌گذاری فایل و موارد مشابه میشود.
UCaaS بهره‌وری و همکاری بین کارمندان در شرکت و تیم‌های دورکار را بهبود می‌بخشد. به‌این‌ترتیب، همه اعضای تیم به ابزارهای ارتباطی مورد نیاز برای انجام وظایف خود دسترسی دارند.
موانع و چالش‌های توانمندسازی با تلفن ابری
همانند فرآیندهای دیگر سازمانی، توانمندسازی منابع انسانی با استفاده از تلفن ابری نیز میتواند با موانع و چالش‌های خاصی روبه رو شود؛ عدم توجه به این مواقع ممکن است، سازمان را در بهره‌گیری کامل از این فناوری محدود کند. یکی از چالش‌های مهم در این راستا، نیاز به اینترنت پایدار و پرسرعت است. علاوه بر این، هزینه‌های اولیه پیاده‌سازی و تغییرات زیرساخت‌های سازمانی نیز ممکن است؛ برای شرکت‌های کوچک‌تر چالش‌برانگیز باشد.
یکی دیگر از موانع توانمندسازی با تلفن ابری، مقاومت کارکنان در برابر پذیرش فناوری‌های جدید است. بسیاری از کارکنان ممکن است به‌دلیل عدم آشنایی با این سیستم‌ها و تغییرات ناشی از آن، دچار اضطراب شوند و از پذیرش آن خودداری کنند. همچنین، با اینکه سیستم‌های تلفن ابری امکانات زیادی مانند نظارت بر تماس‌ها و ارائه آموزش‌های لحظهای را ارائه میدهند؛ اما اجرای این قابلیت‌ها نیازمند برنامه‌ریزی دقیق و مدیریت منابع انسانی کارآمد است.
برای توانمندسازی تیم خود با تلفن ابری آماده هستید؟
ارتقا سیستم تلفن اداری به فضای ابری مزایایی را به همراه دارد، که با تلفن ثابت سنتی هرگز نمی‌توان به آن‌ها دست یافت. پس از آشنایی با راه‌های توانمندسازی تیم با تکنولوژی تلفن ابری، گام بعدی تصمیم برای چگونگی برنامه‌ریزی برای انتقال به این تکنولوژی نوین است.
یک ارائه‌دهنده معتبر و توانمند در زمینه خدمات VoIP به شما امکان میدهد، بدون نیاز به هزینه‌های هنگفت سخت‌افزاری، فرآیندهای پیچیده یا اصطلاحات گیج‌کننده، ویژگی‌های جدیدی را به سیستم خود اضافه کنید. شما می‌توانید سیستم تلفن ابری خود را متناسب با نیازهای تجاری در حال تکامل خود تنظیم کنید. به‌علاوه راهکاری کارآمد و مقرون‌به‌صرفه برای آموزش منابع انسانی با تلفن ابری در اختیار خواهید داشت.
برای اینکه انتقالی آرام، عملکردی بهینه و تجربه‌ای قابل اعتمادتر در ارتباط با سیستم تلفن ابری داشته باشید، حتما از مشاوره تخصصی کارشناسان ما در الوویپ استفاده کنید.
سوالات متداول
- فناوری مورد استفاده در سیستم تلفن ابری چیست؟
سیستم تلفن مبتنیبر ابر از فناوری Voice over Internet Protocol (VoIP) استفاده میکند.
- مهم‌ترین زیرساخت مورد نیاز برای برقراری تماس‌های VoIP چیست؟
برای استفاده از فناوری ویپ، به یک اتصال اینترنت پرسرعت نیاز است.
- چگونه تلفن ابری از دورکاری و کار هیبریدی پشتیبانی میکند؟
با ارائه امکانات و اطلاعات مشابه دفتر کار برای کارمندان دورکار.
- سیستم تلفن ابری چگونه به آموزش کارکنان کمک میکند؟
با ویژگیهایی مثل نظارت بر تماس و زمزمه، پشتیبانی لحظهای در حین مکالمه با مشتریان ارائه میدهد.
- قابلیت اطمینان در تلفن ابری چگونه تضمین میشود؟
تلفن ابری از مراکز داده متنوع با برنامههای پشتیبان داخلی و میزبانیشده برای تضمین قابلیت اطمینان استفاده میکند.
- چگونه تلفن ابری همکاری بین اعضای تیم را تسهیل میکند؟
تلفن ابری با استفاده از پیامرسانی فوری، کنفرانس ویدیویی، و ابزارهای همکاری، ارتباطات بین اعضای تیم را تسهیل میکند.
