امروزه ویژگی Call Forwarding یا قابلیت ارسال تماس در نرم‌افزار ویپ، موجب بهبود کیفیت و انعطاف‌پذیری در پشتیبانی از مشتریان شده است. مهم نیست یک استارتاپ داشته باشید، کسب‌وکاری کوچک محسوب شوید یا شرکت بزرگی را مدیریت کنید؛ در هر صورت قابلیت ارسال تماس از راه دور به بهبود کیفیت تماس‌های دریافتی شما کمک می‌کند؛ در عین حال، تعداد تماس‌های از دست رفته را نیز به حداقل می‌رساند. با این وجود، بسیاری از شرکت‌ها هنوز از میزان سودمندی و قابلیت‌های این سرویس آگاه نیستند!
پیش از اینکه استفاده از فناوری‌های مبتنی بر اینترنت، در مراکز تماس رایج شود؛ کارمندان بجز اتکا به تلفن ثابت برای برقراری تماس‌های کاری، راه دیگری نداشتند. بنابراین حضور کارمندی در خارج از شرکت به این معنی بود که تماس‌های مربوط به او به پست صوتی منتقل شده و از دست می‌رفتند. در این شرایط، فرصت خدمات‌دهی به مشتریان، فروش یا رشد تجارت خود را از دست می‌رفت.
اما با ویژگی‌های پیشرفته تلفن‌های تجاری امروزی، کارمندان شما دیگر به تلفن ثابت شرکت وابسته نیستند؛ بلکه می‌توانند از هر مکانی که هستند طبق روال عادی به تماس‌های کاری خود پاسخ بدهند.
در ادامه مطلب با ما همراه باشید؛ تا با هم تعریف Call Forwarding و نحوه بهره‌گیری از آن برای کمک به کسب‌وکارها را بررسی کنیم.
ارسال تماس از راه دور چیست؟
اصطلاح “ارسال تماس” یکی از ویژگی‌های سیستم‌های تلفن سانترال و VoIP است؛ و منظور از آن قابلیت هدایت تماس‌ها به یک شماره تلفن یا سرویس دیگر است. برای مثال اگر از خانه کار می‌کنید، می‌توانید تماس‌های دریافتی شرکت را روی تلفن منزل یا تلفن همراه خود انتقال دهید؛ بدون اینکه تماس‌گیرنده متوجه تغییر مکان شما و پاسخگویی از یک سیستم تلفن دیگر شود.
این گزینه به یکی از ویژگی‌های استاندارد سیستم‌های تلفنی تبدیل شده است؛ در گذشته، انتقال تماس به شرکت تلفن محلی شما وابسته بود، اما در فناوری مدرن امروزی این قابلیت نیز بسیار مفیدتر و متغیرتر است. در تلفن ویپ مهم نیست که کسب‌وکار شما فقط یک خط تلفن برای تماس‌های تلفنی داشته باشد، یا دارای یک مرکز تماس اختصاصی باشید؛ در هر صورت می‌توانید با استفاده از قابلیت Call Forwarding نحوه مدیریت تماس‌هایتان را به میزان قابل توجهی بهبود دهید.
این تکنولوژی جدید به مشاغل کوچک امکان می‌دهد تا تماس‌ها را درست مانند شرکت‌های بزرگی که دارای مراکز تماس هستند، هدایت کنند؛ حتی اگر برای مدیریت تمام تماس‌های تلفنی تجاری خود، تنها یک تلفن هوشمند داشته باشند.
بیشتر بخوانید: انتقال تماس چیست؟
دلایل ارسال تماس در کالسنتر
یکی از دلایل اصلی ارسال تماس، این است که از دست دادن تماس‌ها را تجربه نکنیم. با استفاده از قابلیت ارسال تماس، تماس‌های ورودی به طور خودکار به شماره‌های دیگر یا به دستگاه‌های تلفن همراه منتقل می‌شوند؛ این امر به کاهش تعداد تماس‌های از دست رفته کمک می‌کند، و بهبود تجربه مشتری را به همراه دارد.
یکی دیگر از دلایل مهم برای فوروارد کردن تماس، افزایش انعطاف‌پذیری و دسترسی است. با استفاده از این ویژگی، کارمندان می‌توانند حتی در صورت دورکاری یا حضور در مکان‌های دیگر، به تماس‌های کاری خود پاسخ دهند. این انعطاف‌پذیری شرکت‌ها را قادر میسازد، که خدمات بهتری به مشتریان ارائه دهند؛ و همزمان ارتباط مستمر و بدون وقفه با مشتریان خود را حفظ نمایند؛ بدون اینکه الزامی به حضور فیزیکی در دفتر وجود داشته باشد.
Call forwarding چگونه کار می‌کند؟
در مفهوم سنتی منظور از ارسال تماس یا call forward، تنها هدایت تماس به یک شماره تلفن دیگر بود و اینکار با شماره‌گیری خودکار شماره جدید انجام می‌شد. اما در فناوری امروز تلفن اینترنتی، تنظیمات و راهکارهای پیشرفته‌ای برای سفارشی‌سازی کل فرآیند ارسال تماس وجود دارد. شما می‌توانید از پیام تبریک گرفته تا برنامه‌های افزودنی همچون ارسال برای کاربر نهایی بهره‌مند شوید. مزایای ارسال تماس در سیستم مدرن، آن را به یکی از محبوب‌ترین ویژگی‌های فناوری VoIP امروزی تبدیل کرده است.
نحوه فعال کردن گزینه ارسال تماس بر اساس سیستم ارائه‌دهنده VoIP شما، متفاوت است. بر اساس تجربه ما، تنظیمات فوروارد تماس معمولاً در کمتر از چند دقیقه قابل انجام است و معمولا بلافاصله بعد از تنظیم، در دسترس کاربران قرار می‌گیرد.
در حالت کلی زمانی که مشتری شماره تلفن کسب‌وکار شما را شماره‌گیری کرده و تماسی را آغاز می‌کند، آن را تماس ورودی می‌نامیم. اگر فوروارد تماس را فعال کرده باشید، سیستم تلفن شما، پس از دریافت تماس مشتری، با شماره مقصدی که قبلا تنظیم کرده‌اید تماس می‌گیرد و تماس مشتری را به مقصد تنظیم شده ارتباط می‌دهد.
مزایای ارسال تماس از راه دور چیست؟
اکنون که اصول اولیه ارسال تماس را توضیح دادیم، به بررسی مزایای مهمی که استفاده از این ویژگی به همراه دارد، می‌پردازیم.
هیچ تماسی را از دست نمی‌دهید
قبل از اینکه تلفن‌های همراه و سیستم‌های تلفن VoIP بوجود بیایند؛ اگر قصد داشتید به تماس‌های کاری پاسخ دهید، تلفن ثابت در دفتر کار تنها انتخاب شما بود. اگر یکی از کارکنان در روز معینی در دفتر حضور نداشت، تماس‌های برقرار شده با شماره تلفن ثابت آن شخص، به پست صوتی ارسال می‌شد.
امروزه، به لطف توسعه تلفن‌های هوشمند و اینترنت پرسرعت، به ویژگی‌های پیشرفته‌ای مانند فوروارد تماس‌ها دسترسی داریم، که به ما امکان می‌دهد حتی زمانی که پشت میز اداری خود نیستیم، ارتباط خود را با محل کار حفظ کنیم. در فناوری‌های جدید، می‌توانیم تماس‌های ورودی شرکت را به تلفن همراه یا حتی تلفن منزل ارسال کنیم؛ بنابراین کارمندان می‌توانند در صورت نیاز به راحتی در خارج از دفتر سازمان کار کنند بدون اینکه نگران از دست دادن تماس‌های مشتریان باشند.
در زمان دورکاری کیفیت ارتباط خود با شرکت را حفظ می‌کنید
در سال‌های اخیر، بر تعداد افرادی که مایل به کار در خانه هستند، افزوده شده است. سیستم‌های تلفن VoIP و ویژگی‌های پیشرفته آن مانند ارسال تماس به تحقق این امر کمک زیادی کرده‌اند. با استفاده از قابلیت ارسال تماس، کارمندان شما می‌توانند از خانه یا هر جای دیگری، تنها از طریق اتصال به اینترنت کار خود را انجام دهند و مشابه زمانی که در دفتر کار هستند، در دسترس باشند.
بیشتر بخوانید: ۸ مزیت نرم‌افزار مرکز تماس در دورکاری
می‌توانید خدمات بهتری به مشتریان خود ارائه دهید
تماس تلفنی یکی از مهم‌ترین کانال‌های ارتباط با مشتریان است؛ زیرا نیازهای مختلف تماس‌گیرندگان را برطرف می‌کند و تجربه آن‌ها در طول تعامل با کارشناسان در میزان رضایت ایشان بسیار موثر است.
Call Forwarding کمک می‌کند تا بتوانید مشتری را به کارشناسی که اطلاعات مورد نیاز وی را دارد، هدایت کنید. برای مثال، اگر به افرادی از مناطق جغرافیایی متفاوت خدمت‌رسانی می‌کنید، ارسال تماس به کارشناسی که به زبان ایشان صحبت می‌کند، تأثیر بسیار مثبتی بر تجربه خدمات مشتریان شما خواهد داشت.
در هزینه‌های شرکت صرفه‌جویی میشود
شرکت شما می‌تواند با استفاده از Call Forwarding در بخش زیادی از هزینه‌های خود صرفه‌جویی کند. برای مثال، دیگر نیازی به نگهداری و نصب سخت‌افزارهای گران‌قیمت نخواهید داشت. همچنین می‌توانید هزینه آبونمان خطوط تلفن متعدد را به حداقل برسانید یا به طور کامل حذف کنید؛ همه این موارد به کمک سیستم VoIP و قابلیت ارسال تماس آن قابل انجام است.
راه دیگری که با کمک این ویژگی می‌توانید در هزینه‌های خود صرفه‌جویی کنید، مربوط به مبحث استخدام نیروی کار است؛ به این ترتیب دیگر نیازی به استخدام نیرو برای پاسخگویی به تلفن افراد غایب، یادداشت‌برداری و انتقال تماس‌ها نخواهید داشت؛ همه این کارها توسط سیستم مرکز تماس شما به صورت خودکار انجام خواهد گرفت.
کدام سرویس Call Forwarding برای شما مناسب است؟
خدمات ارسال تماس از راه دور مدرن معمولاً بخشی از یک سیستم VoIP هستند؛ در ارتقا مرکز تماس خود به این فناوری، قابلیت‌های ارسال تماس آن را بخوبی بررسی کنید. برخی از راهکارهای ویپ محدودیتی در تعداد شماره‌های تلفن برای ارسال تماس را ندارند؛ در حالی که سایر راهکارها ممکن است این امکان را برای چند شماره محدود یا حتی فقط یک شماره تلفن داشته باشند.
در صورتی که شرکتی با کارمندان دورکار هستید، یا نیاز دارید در موقعیت‌های زمانی و مکانی مختلف در دسترس مشتریان خود باشید؛ Call Forwarding یک قابلیت بسیار مفید و ایده‌آل برای کسب‌وکار شماست. برای دریافت مشاوره جهت دستیابی به بهترین ابزار مدیریت مرکز تماس با کارشناسان ما در الوویپ تماس بگیرید؛ ما به شما کمک می‌کنیم مناسب‌ترین گزینه را با توجه به نیازمندی‌های صنعت و شرکت خود انتخاب کنید.
سوالات متداول
- تفاوت بین ارسال تماس و مسیریابی تماس چیست؟
مسیریابی تماس بر اساس معیارهای تعیین شده، تماس‌های ورودی را به بخش یا افراد مشخصی می‌رساند. در حالی که، انتقال تماس آن‌ها را به شماره تلفن دیگری هدایت می‌کند.
- هزینه ارسال تماس از راه دور چقدر است؟
با راه‌حل‌های تلفن VoIP، ارسال تماس یک ویژگی استاندارد است که معمولاً بدون هزینه اضافی در برنامه خدمات شما گنجانده میشود.
- تفاوت بین انتقال شماره و انتقال تماس چیست؟
در اولی شماره تلفن شما به طور دائمی به ارائه‌دهنده مخابراتی جدیدی اختصاص می‌یابد. اما در انتقال تماس، تماس‌ها موقتاً به یک شماره جایگزین مانند تلفن همراه شما فوروارد می‌شوند.
- منظور از ارسال تماس چیست؟
ویژگی ارسال تماس، کمک می‌کند تا تماس‌های دریافتی به یک شماره دیگر هدایت شوند. معمولاً برای ارسال تماس به تلفن همراه فرد یا منزل یا شماره یک همکار استفاده میشود.
- چه کسانی از قابلیت ارسال تماس استفاده می‌کنند؟
اگر نیروهای دورکار دارید یا کارمندانتان همیشه در حال حرکت هستند و باید به طور منظم با مشتریان خود در ارتباط باشید، ویژگی ارسال تماس برای شما ضروری است.
21 دیدگاه دربارهٔ «ارسال تماس (Call Forwarding) چیست و چه مزایایی دارد؟»
آیا این امکان وجود داره که انتخاب کنیم تماس کدوم شماره ها به ما منتقل بشن؟ مثلا فقط چندتا مشتری خاص رو انتخاب کنیم که در خارج از شرکت به ما دسترسی داشته باشن یا فقط تماسهایی که از تهران گرفته میشه به ما وصل بشن.
بله این امکان برای شما وجود داره که مشخص کنید کدوم پیش شماره‌ها به شما وصل بشه و کدوم شماره‌ها مثلا به شعبات دیگه شما داخل شهرای دیگه وصل بشه
انتقال تماس با حفظ شماره ثابت شرکت برای کارمندان دور کار مزیت بزرگی هست، به این شکل کیفیت کار مشابه حضور در محل شرکت و چه بسا بهتر از اون باشه.
بله در این شرایط کارشناسان شما تواننایی دورکاری و انجام کار حتی از راه دور رو دارن
تماس باز ارسال شده یعنی چی?
اصطلاح فوروارد در مرکز تماس یعنی چه؟
انتقال تماس از یک اوپراتور به اوپراتور دیگر
سلام، من چند روز پیش دیدم روی صفحه گوشیم نوشته بود “کال فوروارد” یعنی چی؟ بعدش هم تماس‌هام روی یک شماره دیگه رفت. واقعا می‌خوام بدونم وقتی میزنه تماس فوروارد شد یعنی چی و چرا این اتفاق میفته.
رضا جان سلام. وقتی گوشی شما پیام “تماس شما به شماره دیگری انتقال می‌یابد” یا “تماس هدایت شد” رو نشون میده، به این معنیه که تماس به صورت خودکار به شماره دیگه‌ای فوروارد شده. این می‌تونه به دلایل مختلفی باشه؛ مثلاً فعال بودن تنظیمات Call Forwarding در گوشی یا ویپ. در مقاله توضیح دادیم که علت فوروارد شدن تماس معمولا مربوط به تنظیمات کاربر یا پوشش شبکه است.
من توی خونه کار می‌کنم و همیشه می‌ترسیدم تماس‌های کاری رو از دست بدم. خوشبختانه با قابلیت فوروارد كردن تماس روی موبایلم، دیگه مشکلی ندارم. فقط هنوز نمی‌دونم فرق بین تماس باز ارسال شده یعنی چی و فوروارد تماس چیه؟
نگین عزیز، خوشحالیم که تجربه خوبی داشتید. اصطلاح تماس باز ارسال شده در واقع ترجمه‌ای از همون Call Forwarded هست. یعنی تماس به صورت خودکار به یک مقصد دیگه منتقل شده. درحالی‌که اصطلاح فوروارد تماس بیشتر به کل فرآیند Call Forwarding اشاره داره. هر دو به یک معنا هستن، اما در مقالات تخصصی، واژه «ارسال تماس» دقیق‌تره.
من یه فروشگاه اینترنتی دارم و خیلی از مشتریام می‌پرسن چرا گاهی موقع تماس با ما، پیام “your call has been forwarded to voicemail یعنی چی” براشون میاد. به نظرم لازمه بدونم دلیل فوروارد شدن تماس دقیقا چیه و چطور میشه کنترلش کرد.
سارا جان، وقتی پیام Your call has been forwarded to voicemail میاد یعنی تماس مشتری به جای پاسخ مستقیم، به صندوق صوتی هدایت شده. این هم یکی از حالت‌های Call Forwarding هست که وقتی شماره اصلی پاسخگو نیست یا در دسترس نیست فعال میشه. در مقاله اشاره کردیم که یکی از مزایای فوروارد، کاهش تماس‌های از دست‌رفته است. شما می‌تونید تنظیم کنید که تماس‌ها به جای صندوق صوتی، به یک شماره دیگه منتقل بشن.
سلام، به عنوان یک ادمین VoIP همیشه با سوال کاربران مواجه میشم که معنی call forwarding در آیفون چیست یا وقتی گوشی نشون میده call forward یعنی چی. برای من مهمه که دقیق‌تر بدونم وقتی کاربر می‌پرسه چرا تماس فوروارد میشود، چه توضیح ساده‌ای باید بدم.
کامران عزیز، سوال بسیار مهمی مطرح کردید. در آیفون یا هر سیستم دیگه، Call Forwarding به معنی انتقال تماس به مقصد جایگزین (شماره دیگر یا ویپ) است. وقتی کاربر می‌پرسه علت پیغام call forwarded، پاسخ ساده اینه: «تماس شما به دلیل فعال بودن قابلیت انتقال تماس یا در دسترس نبودن خط، به شماره دیگری هدایت شده است.» همین توضیح هم برای کاربر غیرتخصصی روشن و کاربردی خواهد بود.
من همیشه برام سوال بوده که فوروارد کال چیست و وقتی نوشته فوروارد شدن تماس یعنی چه دقیقا منظورش چیه. ممنون میشم یکی توضیح بده چون خیلی وقتا این پیام روی گوشیم ظاهر میشه.
مطهره جان، پیام فوروارد شدن تماس یعنی تماس شما به شماره دیگه‌ای منتقل شده. این کار می‌تونه دستی توسط خودتون فعال شده باشه یا به صورت پیش‌فرض توسط اپراتور موبایل تنظیم بشه. در مقاله کامل توضیح دادیم که کال فورواردینگ چیست و چه مزایایی برای کاربر عادی و کسب‌وکار داره.
سلام، من چند بار روی گوشیم دیدم نوشته وقتی میزنه کال فوروارد یعنی چی یا مثلا پیام call forwarded یعنی چی ظاهر میشه. راستش کمی گیج شدم، واقعا این یعنی تماس من به کجا رفته؟ و کلا تماس فوروارد چیست؟
مهدی عزیز سلام. وقتی گوشی پیام call forwarded یا کال فوروارد میده، به این معنیه که تماس شما به شماره‌ای دیگه منتقل شده. درواقع تماس فوروارد یعنی سیستم به‌طور خودکار تماس رو به مقصد جایگزین هدایت می‌کنه. در مقاله بخش «ارسال تماس چیست» توضیح دادیم که این قابلیت باعث میشه هیچ تماسی از دست نره.
من یه فروشگاه کوچیک دارم و می‌خوام بدونم دقیقا معنی call forwarding چیه. مخصوصا اینکه بعضی وقت‌ها روی تنظیمات VoIP می‌بینم نوشته call forwarding when not reachable. آیا این همون معنی کال فوروارد هست یا فرق داره؟
زهرا جان، سوال خیلی خوبی پرسیدید. در کل، معنی Call Forwarding یعنی «انتقال تماس به شماره دیگر». اما وقتی تنظیمات روی when not reachable باشه، یعنی اگر خط اصلی در دسترس نبود یا اینترنت قطع شد، تماس‌ها به شماره جایگزین منتقل میشن. درواقع این یکی از حالت‌های پیشرفته کال فورواردینگ هست که انعطاف بیشتری به کسب‌وکار شما میده.