ارسال تماس (Call Forwarding) چیست و چه مزایایی دارد؟

امروزه ویژگی Call Forwarding یا قابلیت­ ارسال تماس در نرم­‌افزار ویپ، موجب بهبود کیفیت و انعطاف­‌پذیری در پشتیبانی از مشتریان شده است. مهم نیست یک استارتاپ داشته باشید، کسب‌وکاری کوچک محسوب شوید یا شرکت بزرگی را مدیریت کنید؛ در هر صورت قابلیت ارسال تماس از راه دور به بهبود کیفیت تماس‌­های دریافتی شما کمک می­‌کند؛ در عین حال، تعداد تماس‌­های از دست رفته را نیز به حداقل می­‌رساند. با این وجود، بسیاری از شرکت­‌ها هنوز از میزان سودمندی و قابلیت­‌های این سرویس آگاه نیستند!

پیش از این­که استفاده از فناوری­‌های مبتنی بر اینترنت، در مراکز تماس رایج شود؛ کارمندان بجز اتکا به تلفن ثابت برای برقراری تماس‌­های کاری، راه دیگری نداشتند. بنابراین حضور کارمندی در خارج از شرکت به این معنی بود که تماس‌­های مربوط به او به پست صوتی منتقل شده و از دست می‌­رفتند. در این شرایط، فرصت خدمات­‌دهی به مشتریان، فروش یا رشد تجارت خود را از دست می­‌رفت.

اما با ویژگی­‌های پیشرفته تلفن‌­های تجاری امروزی، کارمندان شما دیگر به تلفن ثابت شرکت وابسته نیستند؛ بلکه می­‌توانند از هر مکانی که هستند طبق روال عادی به تماس­‌های کاری خود پاسخ بدهند.

در ادامه مطلب با ما همراه باشید؛ تا با هم تعریف Call Forwarding و نحوه بهر­ه‌­گیری از آن برای کمک به کسب‌وکارها را بررسی کنیم.

ارسال تماس از راه دور چیست؟

اصطلاح “ارسال تماس” یکی از ویژگی‌های سیستم‌های تلفن سانترال و VoIP است؛ و منظور از آن قابلیت هدایت تماس‌ها به یک شماره تلفن یا سرویس دیگر است. برای مثال اگر از خانه کار می­‌کنید، می­‌توانید تماس‌­های دریافتی شرکت را روی تلفن منزل یا تلفن همراه خود انتقال دهید؛ بدون این­که تماس­‌گیرنده متوجه تغییر مکان شما و پاسخگویی از یک سیستم تلفن دیگر شود.

این گزینه به یکی از ویژگی­‌های استاندارد سیستم­‌های تلفنی تبدیل شده است؛ در گذشته، انتقال تماس به شرکت تلفن محلی شما وابسته بود، اما در فناوری مدرن امروزی این قابلیت نیز بسیار مفیدتر و متغیرتر است. در تلفن­ ویپ مهم نیست که کسب‌وکار شما فقط یک خط تلفن برای تماس‌های تلفنی داشته باشد، یا دارای یک مرکز تماس اختصاصی باشید؛ در هر صورت می‌توانید با استفاده از قابلیت Call Forwarding نحوه مدیریت تماس‌هایتان را به میزان قابل توجهی بهبود دهید.

این تکنولوژی جدید به مشاغل کوچک امکان می‌دهد تا تماس‌ها را درست مانند شرکت‌های بزرگی که دارای مراکز تماس هستند، هدایت کنند؛ حتی اگر برای مدیریت تمام تماس‌های تلفنی تجاری خود، تنها یک تلفن هوشمند داشته باشند.

بیشتر بخوانید: نرخ انتقال تماس یا call transfer rate چیست؟

دلایل ارسال تماس در کالسنتر

یکی از دلایل اصلی ارسال تماس، این است که از دست دادن تماس‌ها را تجربه نکنیم. با استفاده از قابلیت ارسال تماس، تماس‌های ورودی به طور خودکار به شماره‌های دیگر یا به دستگاه‌های تلفن همراه منتقل می‌شوند؛ این امر به کاهش تعداد تماس‌های از دست رفته کمک می‌کند، و بهبود تجربه مشتری را به همراه دارد.

یکی دیگر از دلایل مهم برای فوروارد کردن تماس، افزایش انعطاف‌پذیری و دسترسی است. با استفاده از این ویژگی، کارمندان می‌توانند حتی در صورت دورکاری یا حضور در مکان‌های دیگر، به تماس‌های کاری خود پاسخ دهند. این انعطاف‌پذیری شرکت‌ها را قادر می­سازد، که خدمات بهتری به مشتریان ارائه دهند؛ و هم­زمان ارتباط مستمر و بدون وقفه با مشتریان خود را حفظ نمایند؛ بدون این­که الزامی به حضور فیزیکی در دفتر وجود داشته باشد.

Call forwarding چگونه کار می‌کند؟

در مفهوم سنتی منظور از ارسال تماس یا call forward، تنها هدایت تماس به یک شماره تلفن دیگر بود و این­کار با شماره‌­گیری خودکار شماره جدید انجام می‌­شد. اما در فناوری امروز تلفن اینترنتی، تنظیمات و راهکارهای پیشرفته‌­ای برای سفارشی­‌سازی کل فرآیند انتقال تماس وجود دارد. شما می­‌توانید از پیام تبریک گرفته تا برنامه­‌های افزودنی همچون ارسال برای کاربر نهایی بهره‌­مند شوید. مزایای انتقال تماس در سیستم مدرن، آن را به یکی از محبوب­‌ترین ویژگی­‌های فناوری VoIP امروزی تبدیل کرده است.

نحوه فعال کردن گزینه انتقال یا ارسال تماس بر اساس سیستم ارائه­‌دهنده VoIP شما، متفاوت است. بر اساس تجربه ما، تنظیمات انتقال تماس معمولاً در کمتر از چند دقیقه قابل انجام است و معمولا بلافاصله بعد از تنظیم، در دسترس کاربران قرار می­‌گیرد.

در حالت کلی زمانی که مشتری شماره تلفن کسب‌وکار شما را شماره­‌گیری کرده و تماسی را آغاز می‌­کند، آن را تماس ورودی می‌­نامیم. اگر فوروارد تماس را فعال کرده باشید، سیستم تلفن شما، پس از دریافت تماس مشتری، با شماره مقصدی که قبلا تنظیم کرده‌­اید تماس می­‌گیرد­ و تماس مشتری را به مقصد تنظیم شده ارتباط می­‌دهد.

مزایای ارسال تماس از راه دور چیست؟

اکنون که اصول اولیه ارسال تماس را توضیح دادیم، به بررسی مزایای مهمی که استفاده از این ویژگی به همراه دارد، می­‌پردازیم.

هیچ تماسی را از دست نمی‌دهید

قبل از اینکه تلفن‌های همراه و سیستم‌های تلفن VoIP بوجود بیایند؛ اگر قصد داشتید به تماس‌های کاری پاسخ دهید، تلفن ثابت در دفتر کار تنها انتخاب شما بود. اگر یکی از کارکنان در روز معینی در دفتر حضور نداشت، تماس‌­های برقرار شده با شماره تلفن ثابت آن شخص، به پست صوتی ارسال می­‌شد.

امروزه، به لطف توسعه تلفن­‌های هوشمند و اینترنت پرسرعت، به ویژگی­‌های پیشرفته­‌ای مانند انتقال تماس‌­ها دسترسی داریم، که به ما امکان می­‌دهد حتی زمانی که پشت میز اداری خود نیستیم، ارتباط خود را با محل کار حفظ کنیم. در فناوری‌های جدید، می‌­توانیم تماس‌­های ورودی شرکت را به تلفن همراه یا حتی تلفن منزل ارسال کنیم؛ بنابراین کارمندان می­‌توانند در صورت نیاز به راحتی در خارج از دفتر سازمان کار کنند بدون این­که نگران از دست دادن تماس‌­های مشتریان باشند.

در زمان دورکاری کیفیت ارتباط خود با شرکت را حفظ می‌کنید

در سال­‌های اخیر، بر تعداد افرادی که مایل به کار در خانه هستند، افزوده شده است. سیستم‌های تلفن VoIP و ویژگی‌های پیشرفته آن مانند انتقال تماس به تحقق این امر کمک زیادی کرده‌اند. با استفاده از قابلیت ارسال تماس، کارمندان شما می‌توانند از خانه یا هر جای دیگری، تنها از طریق اتصال به اینترنت کار خود را انجام دهند و مشابه زمانی که در دفتر کار هستند، در دسترس باشند.

بیشتر بخوانید: ۸ مزیت نرم‌افزار مرکز تماس در دورکاری

می‌توانید خدمات بهتری به مشتریان خود ارائه دهید

تماس تلفنی یکی از مهم‌ترین کانال‌های ارتباط با مشتریان است؛ زیرا نیازهای مختلف تماس‌گیرندگان را برطرف می‌کند و تجربه آن­‌ها در طول تعامل با کارشناسان در میزان رضایت ایشان بسیار موثر است.

Call Forwarding کمک می­‌کند تا بتوانید مشتری را به کارشناسی که اطلاعات مورد نیاز وی را دارد، هدایت کنید. برای مثال، اگر به افرادی از مناطق جغرافیایی متفاوت خدمت‌­رسانی می­‌کنید، ارسال تماس به کارشناسی که به زبان ایشان صحبت می‌کند، تأثیر بسیار مثبتی بر تجربه خدمات مشتریان شما خواهد داشت.

وجهه حرفه­‌ای­‌تری به کسب‌وکار خود بخشیده‌اید

با کمک ویژگی ارسال تماس، دیگر نیازی به ارائه شماره خصوصی خود به برخی تماس­‌گیرندگان  نخواهید داشت. این قابلیت به شما کمک می­‌کند در عین حال که حریم شخصی خود را حفظ می­‌کنید، همیشه در ارتباط با مشتریان و در دسترس آن‌­ها باشید.

انتقال تماس از راه دور یکی از ویژگی‌های کلیدی سیستم‌های تلفن VoIP است، که به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا ارتباط با مشتریان خود را حتی در زمان‌هایی که کارمندان در دفتر حضور ندارند، حفظ کنند. این ویژگی به خصوص برای شرکت‌هایی که از نیروهای دورکار استفاده می‌کنند، اهمیت بالایی دارد و به آن­ها امکان می‌دهد خدمات بهتری به مشتریان خود ارائه دهند؛ و ارتباطی پیوسته و بدون وقفه را با مخاطب خود حفظ کنند.

با استفاده از Call Forwarding، می‌توانید چندین شماره‌ جایگزین برای هدایت تماس‌­ها تنظیم کنید تا مطمئن باشید که که همه تماس‌های ورودی شرکت دریافت می­‌شوند. پاسخ ندادن به تماس مشتریان ممکن است وجه حرفه‌­ای کسب‌وکار شما را زیر سوال ببرد.

در هزینه­‌های شرکت صرفه­‌جویی می‌شود

شرکت شما می­‌تواند با استفاده از Call Forwarding در بخش زیادی از هزینه­‌های خود صرفه‌­جویی کند. برای مثال، دیگر نیازی به نگهداری و نصب سخت‌افزارهای گران‌قیمت نخواهید داشت. همچنین می‌­توانید هزینه آبونمان خطوط تلفن متعدد را به حداقل برسانید یا به طور کامل حذف کنید؛ همه این موارد به کمک سیستم VoIP و قابلیت ارسال تماس آن قابل انجام است.

راه دیگری که با کمک این ویژگی می‌توانید در هزینه­‌های خود صرفه­‌جویی کنید، مربوط به مبحث استخدام نیروی کار است؛ به این ترتیب دیگر نیازی به استخدام نیرو برای پاسخ‌گویی به تلفن افراد غایب، یادداشت‌برداری و انتقال تماس‌ها نخواهید داشت؛ همه این کارها توسط سیستم مرکز تماس شما به صورت خودکار انجام خواهد گرفت.

کدام سرویس Call Forwarding برای شما مناسب است؟

خدمات ارسال تماس از راه دور مدرن معمولاً بخشی از یک سیستم VoIP هستند؛ در ارتقا مرکز تماس خود به این فناوری، قابلیت­‌های ارسال تماس آن را بخوبی بررسی کنید. برخی از راهکارهای ویپ محدودیتی در تعداد شماره‌­های تلفن برای ارسال تماس را ندارند؛ در حالی که سایر راهکارها ممکن است این امکان را برای چند شماره محدود یا حتی فقط یک شماره تلفن داشته باشند.

در این زمینه باید اهداف مرکز تماس خود و حجم کار آن را در نظر بگیرید. در فضای کسب‌وکار امروزی، یک سیستم تلفن VoIP درجه یک باید ویژگی‌های ارسال تماس فوق‌العاده‌ای داشته باشد.

این ویژگی ساده کمک بزرگی برای تداوم کسب‌وکارها در محیط رقابتی محسوب می­‌شود؛ و کیفیت آن از جمله وضوح صدا و بدون قطعی بودن در دستیابی به رضایت مشتریان بسیار موثر است.

در صورتی که شرکتی با کارمندان دورکار هستید، یا نیاز دارید در موقعیت­‌های زمانی و مکانی مختلف در دسترس مشتریان خود باشید؛ Call Forwarding یک قابلیت بسیار مفید و ایده‌­آل برای کسب‌وکار شماست. برای دریافت مشاوره جهت دستیابی به بهترین ابزار مدیریت مرکز تماس با کارشناسان ما در الوویپ تماس بگیرید؛ ما به شما کمک می­‌کنیم مناسب­‌ترین گزینه را با توجه به نیازمندی­‌های صنعت و شرکت خود انتخاب کنید.

سوالات متداول

• تفاوت بین ارسال تماس و مسیریابی تماس چیست؟

مسیریابی تماس بر اساس معیارهای تعیین شده، تماس‌­های ورودی را به بخش یا افراد مشخصی می­‌رساند. در حالی که، انتقال تماس آن­‌ها را به شماره تلفن دیگری هدایت می­‌کند.

• هزینه ارسال تماس از راه دور چقدر است؟

با راه‌حل‌های تلفن VoIP، ارسال تماس یک ویژگی استاندارد است که معمولاً بدون هزینه اضافی در برنامه خدمات شما گنجانده می­‌شود.

• تفاوت بین انتقال شماره و انتقال تماس چیست؟

در اولی شماره تلفن شما به طور دائمی به ارائه­‌دهنده مخابراتی جدیدی اختصاص می‌­یابد. اما در انتقال تماس، تماس‌­ها موقتاً به یک شماره جایگزین مانند تلفن همراه شما فوروارد می­‌شوند.

• منظور از ارسال تماس چیست؟

ویژگی ارسال تماس، کمک می‌کند تا تماس‌های دریافتی به یک شماره دیگر هدایت شوند. معمولاً برای ارسال تماس به تلفن همراه فرد یا منزل یا شماره یک همکار استفاده می­‌شود.

• چه کسانی از قابلیت ارسال تماس استفاده می­‌کنند؟

اگر نیروهای دورکار دارید یا کارمندانتان همیشه در حال حرکت هستند و باید به طور منظم با مشتریان خود در ارتباط باشید، ویژگی ارسال تماس برای شما ضروری است.