سیستم VoIP (ویپ) در کسب‌وکارهای کوچک

در این مقاله می‌خواهیم به اهمیت مدیریت مرکز تماس VoIP برای کسب‌وکارهای کوچک بپردازیم. می‌خواهیم بدانیم چرا این کسب‌وکارهای کوچک و متوسط نیاز به سیستم ویپ دارند و چگونه این سیستم باعث رشد شرکت‌های کوچک می‌شود. بنابراین اگر شما صاحب یک کسب‌وکار کوچک هستید و به دنبال آن هستید تا تحول موثری در مجموعه خود ایجاد کنید، مطالعه این یادداشت کوتاه را به شما پیشنهاد می‌کنیم.

VoIP چیست؟

Voice Over Internet Protocol) VoIP) یک سرویس تلفن مبتنی بر اینترنت است. به جای انتقال مکالمات صوتی از طریق خطوط تلفن سنتی، مکالمات دیجیتالی شده و از طریق خطوط اینترنت هدایت می‌شوند. فناوری VoIP که برای اولین بار در دهه ۱۹۹۰ به صورت تجاری معرفی شد، از آن زمان به‌طور قابل توجهی بهبود یافته است و به همین ترتیب محبوبیت آن نیز افزایش یافته است. در روزهای اولیه، کاربران شکایت داشتند که کیفیت صدا در VoIP به خوبی تلفن ثابت نیست، اما این مسائل امروز نگران کننده نیستند.

بیشتر بخوانید: ویپ (VoIP) چیست و چگونه کار می کند؟

اهمیت سیستم ویپ

سیستم ویپ به شما کمک می‌کند تا با برقراری ارتباط مناسب با افراد مختلف آن‌ها را به مشتریان خود تبدیل کنید. همچنین مشتریان سابق خود را به افرادی وفادار برای کسب و کار کوچک خود تبدیل کنید که مجموعه شما به صورت ناخودآگاه تبلیغ کنند. این موضوع یکی از دلایلی است که می‌گوییم سرمایه‌گذاری برای راه‌اندازی مرکز تلفن برای کسب و کارهای کوچک یک امر ضروری است. اما سوالی که مطرح می‌شود، این است که چگونه می‌توانید نرم افزار ویپ (VoIP) مناسب برای کسب و کار خود را انتخاب کنید؟ آیا باید هزینه بسیاری برای آن در نظر گرفت؟

راه اندازی ویپ برای کسب و کارهای کوچک، نحوه تعامل کسب و کارها را تغییر می‌­دهد. این فناوری امکان برقراری تماس‌­های تلفنی از طریق اینترنت را فراهم می­کند. بنابراین، با نصب و راه اندازی ویپ، کسب‌وکارهای کوچک می‌توانند با هزینه کمتری نسبت به گذشته، یک سیستم تلفنی با ویژگی‌های قوی داشته باشند.

مزایای ویپ برای کسب و کارهای کوچک

بسیاری از کسب و کارهای کوچک، پیش از این با سیستم تلفن‌­های قدیمی کار می­کردند؛ اما امروزه گسترش ارتباطات و طیف وسیع ویژگی­‌های ویپ سبب شده که سیستم­‌های قدیمی دیگر مقرون به صرفه نباشند. برای مثال مقیاس‌­پذیری، در تلفن‌­های قدیمی ممکن است بسیار گران باشد. VoIP در شرکت­‌های کوچک، مزایای دیگری نیز در اختیار شما قرار می‌­دهد که در سیستم­‌های تلفن ثابت یا در دسترس نیستند یا هزینه بسیار زیادی دارند؛ از جمله این مزایا، می‌­توان به موارد زیر اشاره کرد:

• افزایش دسترسی
• قابلیت جابجایی کامل
• مقیاس ­پذیری بالاتر
• کیفیت صدای واضح‌­تر
• پشتیبانی از ویژگی­‌های چندوظیفه­‌ای
• هزینه­‌های پایین­‌تر
• انعطاف­‌پذیری بیشتر در تلفن­‌های نرم­‌افزاری

سیستم ویپ باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟ 

اگر قصد راه‌اندازی سیستم ویپ برای مرکز تماس خود را دارید، ابتدا باید دقیقا نیاز خود را بشناسید. این کار برای این است که بهترین سیستم‌های ویپ را برای کسب و کار خود انتخاب کنید. ما در ادامه بخشی از ویژگی‌های کلی که کسب و کارهای کوچک باید در انتخاب سیستم‌های ویپ به آن دقت کنند را بررسی خواهیم کرد. البته که نیازهای هر شرکت با دیگران متفاوت است. اما ما سعی کرده‌ایم به مواردی که بین همه مشاغل مشترک است اشاره کنیم. اگر مطمئن نیستید که در یک سیستم ویپ باید به دنبال چه ویژگی‌هایی باشید، در اینجا برخی از موارد ضروری ذکر شده است.

بیشتر بخوانید: ویپ برای کسب و کارهای بزرگ

تلفن گویا (IVR) و انتقال تماس

سیستم ویپ حتما باید به تلفن گویا (IVR) مجهز باشد تا تماس‌ها را به صورت هدفمند توزیع و تقسیم کند. به عبارتی دیگر این سامانه باید دارای یک پاسخگوی تلفنی هوشمند باشد تا تماس‌گیرندگان را به نحو احسنت به بخش‌های مختلف هدایت کند. همچنین این سیستم باید بتواند تماس را به واحدهای خاص منتقل کند. به عنوان مثال مشتری ممکن است در ابتدا تماس با IVR به اشتباه شماره مدنظر را وارد کرده باشد. این امکان باید در سیستم ویپ وجود داشته باشد تا تماس اشتباه به بخش مدنظر منتقل شود.

قابلیت کنفرانس تلفنی 

به عنوان مدیر یک کسب و کار کوچک احتمالا در بسیاری از موارد نیاز دارید که خود وارد گفت و گو و مذاکره شوید. پس به سرویسی که یک کنفرانس تلفنی را ایجاد کند نیاز خواهید داشت. به عنوان مثال از این طریق شما به همراه کارشناسان خود با مشتری وارد مذاکره تلفنی می‌شوید. به همین دلیل می‌توان گفت که قابلیت کنفرانس تلفنی می‌تواند شما را در انجام دقیق این کار کمک کند.

قابلیت ضبط تماس 

موضوع ضبط تماس‌ها، فارغ از اینکه یک شرکت تا چه اندازه بزرگ و قدرتمند است، به عنوان یک مسئله ضروری در همه شرکت و سازمان‌ها به حساب می‌آید.

این موضوع برای شرکت‌های کوچک اهمیت خاص خود را دارد. چرا که قابلیت ضبط تماس این امکان را در اختیار شما قرار می‌دهد تا عملکرد خود، موفقیت محصول و میزان رضایت مشتریان را تحلیل کنید. به همین علت سرویس ضبط تماس نقش کلیدی در روند اقتصادی کسب و کار شما خواهد داشت.

اعلام ساعات کار 

معمولا کسب و کارهای کوچک ساعت کاری معمول و عادی دارند و به صورت شبانه‌روزی کار نمی‌کنند. سیستم ویپ به شما این امکان را می‌دهد که ساعات کاری خود را تعیین کرده و مشتریان را از آن مطلع سازید. این مسئله علاوه بر مسائل مرتبط با مدیریت مرکز تماس یک نظم زیبا به سازمان و شرکت شما می‌دهد.

قابلیت پیام‌گیر صوتی 

هنگامی که شخص در خارج از ساعت کاری با شما تماس می‌گیرد، پیام‌گیر صوتی به فرد امکان می‌دهد تا برای شما پیام صوتی بفرستد. این قابلیت به شما را قادر می‌سازد تا مدون‌تر از قبل به مشتریان خود رسیدگی کنید. حتی در ساعات کاری که حضور ندارید، مشتری را از دست ندهید و برای نیاز او راه‌حلی بیابید.

قابلیت‌های اختصاصی 

گاهی اوقات شرکت شما برای پیشبرد اهداف مجموعه، نیاز به داشتن قابلیتی خاص دارد. به عنوان مثال کارشناس فروش شما برای اینکه مشتریان بیشتری را به سمت شرکت جذب کند نیاز به سرویس مدیریت صف تماس دارد. در انتخاب سیستم ویپ به این مسئله توجه کنید که ماژول‌ها و موارد موردنیاز دیگر را نیز بتوان به سامانه مدیریتی اضافه کرد. شما ممکن است امروز به چنین ابزاری نیاز نداشته باشید ولی بعد از مدتی نیاز به اضافه کردن چنین ساختاری به سیستم ویپ خود داشته باشید.

چگونه سیستم ویپ مناسب خود را انتخاب کنیم؟ 

اکنون باید به این سوال پاسخ داد که چگونه بهترین سیستم VoIP را برای شرکت خود راه‌اندازی کنیم؟ برای این منظور باید به پارامترهای مختلفی توجه کرد. در اینجا به برخی از پارامترهای مهم در انتخاب سیستم ویپ اشاره خواهیم کرد تا شما با بررسی آن‌ها بتوانید یک انتخاب ایده‌آل برای کسب و کار خود داشته باشید.

بیشتر بخوانید: VoIP برای کسب و کارها

مسائل مالی  

برای یک کسب و کار کوچک مسئله هزینه‌ها و موارد مالی یک موضوع بسیار قابل توجه و حساس است. بنابراین نخست قیمت خرید VoIP را با خدماتی که ارائه می‌دهد، مقایسه کنید تا متوجه شوید آیا ارزش خرید دارد یا خیر. اگر شرکت سازنده سیستم ویپ این امکان را در اختیار شما قرار دهد که متناسب با نیاز خود بخشی از ماژول‌ها را خریداری کنید، مقدار زیادی از هزینه‌های شما کاهش می‌یابد. بنابراین به دنبال سیستم ویپی باشید که به صورت ماژولار باشد.

یکپارچه‌سازی شده با نرم افزارهای کاربردی 

مسئله بعدی که باید به آن توجه کنید امکان ادغام نرم افزارهای مختلف با سیستم ویپ است. بهتر است سامانه‌ای را انتخاب کنید که امکان ادغام و یکپارچه‌سازی با برخی نرم افزارهای مهم مانند CRM و نرم افزارهای مالی را داشته باشد. موضوع یکپارچه‌سازی سیستم ویپ در روند مدیریتی مراکز تماس نقش مهم ایفا می‌کند و می‌تواند مسیر تجاری شما را متحول می‌سازد.

بیشتر بخوانید: ادغام و یکپارچه‌سازی VoIP با CRM

امنیت سیستم ویپ 

از آنجا که سیستم ویپ از طریق شبکه کار می‌کند، قطعا باید به مسائل امنیتی و امکان آسیب‌های احتمالی آن توجه کنید. حتما در انتخاب سامانه ویپ از شرکت‌های ارائه‌دهنده این سیستم‎‌ها بخواهید تا جنبه‌های امنیتی محصول را برایتان توضیح دهند. امنیت سیستم VoIP یکی از مهم‌ترین مسائلی است که باید در انتخاب ارائه دهنده به آن دقت کنید.

سیستم VoIP چگونه منجر به کاهش هزینه‌ها در مشاغل کوچک می­‌شود؟

سیستم‌های تلفن قدیمی اغلب به سخت‌افزار و زیرساخت‌­های گران قیمت نیاز دارند؛ در حالی که راه‌حل‌های VoIP، به‌ویژه آن‌هایی که مبتنی بر ابر هستند، قابلیت اجرا با حداقل هزینه را دارند. بنابراین بصورت مستقیم منجر به کاهش هزینه‌­های ارتباطی کسب و کارها می‌­شوند. همچنین، سیستم ویپ از بستر اینترنت برای برقراری تماس استفاده می‌کند؛ در این نوع تلفن، هزینه‌­ی بیشتر بابت ارتباط بین مسافت‌های طولانی یا هزینه دقیقه‌ای، معنایی ندارد. VoIP در کسب و کارهای کوچک به‌دلیل هزینه­‌های نگهداری کمتر، مقیاس­‌پذیری و انعطاف­‌پذیری بیشتر، منجر به کاهش هزینه‌­های شما می­‌شود.

راه اندازی VoIP در کسب و کارهای کوچک با کمترین تلاش