سافت فون چیست؟ مزایا و کاربردهای soft phone ها

امروزه با گسترش تجارت جهانی، راهکارهای ارتباطی انعطاف­ پذیر بیش از پیش اهمیت پیدا کرده­ اند. زمانی که صحبت از ارتباطات تجاری به میان می‌آید، مبحث سیستم‌های تلفن نرم‌افزاری نیز مطرح می ­شود. اگرچه این نوع نوآوری در ارتباطات تلفنی، خود در حال ارتقا به دسته‌های مدرن‌تر ابزارهایی مانند ارتباطات یکپارچه است. به طور کلی، تلفن‌های سافت فون، سیستم ­های تلفن مبتنی بر نرم­ افزار هستند که تماس مبتنی بر اینترنت را در کنار امکانات افزوده به مرکز تماس شما ارائه می­دهند. در ادامه این مطلب، هر آن­چه که باید در مورد این فناوری و مزایای تماس تلفنی اینترنتی بدانید بیان شده است. برای بررسی دقیق­ تر سافت ­فون ­ها همراه ما باشید.

سافت فون چیست؟

سافت فون (soft phone) نرم افزاری است که نقش تلفن‌های IP را ایفا می‌کند. در واقع سافت فون ها از نظر کارایی مشابه همان تلفن‌های IP سخت افزاری هستند. این نرم افزار تلفن اینترنتی به صورتی طراحی شده است که تحت شبکه بتواند امکان ارتباطات تلفنی را برای شما فراهم کند. شیوه راه اندازی و استفاده از این نرم افزارها بسیار ساده است. کافی است سافت فون را روی موبایل، لپ تاپ یا کامپیوتر خود نصب کنید تا سیستم شما به یک تلفن یا امکانات حرفه‌ای تبدیل شود. برای استفاده از این نرم افزار شما تنها نیاز به یک هدست دارید تا بتوانید تلفن‌ها را پاسخ دهید و مشابه یک تلفن سخت افزاری با دیگران تماس برقرار کنید. Softphone تلفنی مبتنی بر نرم افزار است. و این امکان را به شما می­دهد تا از طریق اتصال به اینترنت بدون نیاز به سخت افزار فیزیکی، تماس تلفنی برقرار کنید. همچنین، می­توانید آن را روی دسکتاپ یا دستگاه‌­های تلفن همراه نصب کنید. در یک کلام، تلفن‌­های نرم افزاری به شما کمک می‌­کنند تا تماس‌­های تلفنی خود را بدون استفاده از تلفن واقعی برقرار کنید.

ویژگی ها و مزایای استفاده از soft phone

یکی از دلایل افزایش استفاده از سیستم تلفنی VoIP تنوع امکاناتی است که در دسترس کاربران قرار می‌دهد. هنگامی که تصمیم گرفتید تا مرکز تماس خود را به نرم افزار ویپ (VoIP) ارتقا دهید، متوجه خواهید شد که هیچ کمبودی در انتخاب سطوح مختلف وجود ندارد. شما حتی مجبور به انتخاب اندازه یا نوع خاصی از این سیستم نیستید. هر برنامه و یا سرویسی که انتخاب ‌کنید می‌تواند در کنار کسب ‌و کار شما رشد کند.

  در تکنولوژی VoIP  تمام دکمه‌هایی را از یک تلفن تجاری انتظار دارید، در اختیار خواهید داشت؛ از جمله انتقال مکالمه، بی‌صدا کردن و نگه داشتن در حالت انتظار. علاوه بر این، برخلاف تلفن‌های استاندارد،می­توانید از مزایای soft phone برای اتصال به سایر پلت‌فرم‌های ارتباطی مرکز تماس و برقراری تماس ویدئویی نیز استفاده کنید؛ یا تقویم خود را بررسی کنید و به پیام‌های تیم خود دسترسی داشته باشید.

سافت فون‌ها دارای یک رابط تلفن معمولی هستند و به کاربران اجازه می‌دهند از طریق یک صفحه‌کلید مجازی، ماوس یا صفحه‌کلید فیزیکی وارد شماره‌های تلفن شوند. این برنامه‌ها برای انواع سیستم ‌عامل ها از جمله ویندوز، لینوکس، اندروید و iOS در دسترس هستند. برنامه‌های کاربردی زیادی برای سیستم‌های تلفن همراه وجود دارد که برخی از آن‌ها حتی با رابط فراخوانی معمول این دستگاه ادغام می‌شوند. اگر سافت فون را بر روی کامپیوترهای رومیزی استفاده می‌کنید، به یک هدست در مرکز تماس خود برای مکالمه نیاز خواهید داشت.

ابزار مورد نیاز برای استفاده از سافت فون‌­ها

ابزارهایی که در شروع کار خود با سافت­‌فون­ نیاز دارید، شامل کامپیوتر (یا لپ تاپ) با میکروفون و بلندگو یا هدست است. شما می‌توانید بجای آن­ها از یک گوشی هوشمند یا تبلت مدرن استفاده کنید. همچنین به پهنای باند یا اتصال اینترنت قوی نیاز دارید. در مرحله بعدی کافی­ست یک حساب کاربری با یک ارائه دهنده معتبر خدمات راه اندازی کنید. پس از دانلود برنامه نرم‌­افزاری خواهید توانست تلفن نرم‌­افزاری خود را فعال کنید.

ویژگی‌های Soft phone

ویژگی‌های کاربردی سافت فون‌ها از برنامه‌ای به برنامه دیگر متفاوت است. برخی برنامه‌ها ساده هستند و یک مجموعه کوچک از مشخصه‌های اولیه را بصورت رایگان یا پرداخت مبلغ کمی ارائه می‌کنند. برخی دیگر جایگزین کاملی برای تلفن‌های رومیزی هستند و دسترسی به قابلیت های پیشرفته را فرآهم می‌کنند. شما ممکن است قادر به استفاده از برخی ویژگی‌ ها نباشید؛ چون فروشندگان، آن‌ها را در این حالت فعال نکرده اند. در موارد دیگر، سافت فون ها ممکن است از یک ویژگی خاص پشتیبانی نکنند.

در حالت کلی نرم‌افزارها و برنامه‌های تلفن نرم‌افزاری دارای ویژگی‌های فوق‌العاده‌ای هستند. بعضی از مهمترین ویژگی‌هایی که می‌توانید در یک برنامه سافت فون دریافت کنید، شامل موارد زیر هستند:

1. اشتراک لیست مخاطب

از جمله کاربردهای سافت­فون برنامه‌­هایی هستند که به کاربران امکان اشتراک فهرست مخاطبان شرکت را می­‌دهند. این ویژگی بسیار مفید است و به کارمندان اجازه می دهد تا جزئیات تماس مشتری را خیلی سریع‌­تر پیدا کنند. چه یک کسب‌وکار کوچک باشید یا یک شرکت بزرگ، این ویژگی سرعت و بازدهی کار شما را بالاتر می­‌برد.

2. حضور

تلفن­‌های نرم افزاری نشان می‌­دهند که اعضای تیم شما آنلاین، آفلاین، مشغول یا در جلسه هستند. این ویژگی در ابتدا ممکن است کم اهمیت به نظر برسد، اما در بهره‌­وری مرکز تماس شما معجزه می­‌کند. کارمندان می‌­دانند چه زمانی می‌­توانند با همکار خود تماس بگیرند و زمانی که احتمال بیشتری برای دریافت پاسخ سریع دارند، از این امکان بهره می‌­برند.

3. قابلیت اتصال

نرم افزار تلفن تحت شبکه، امکانات کنفرانس ویدئویی و پیام‌­های گروهی را برای شما فراهم می‌­کند. بدین معنی که نه تنها تماس‌­های اولیه را دریافت می‌­کنید، بلکه می­توانید مکالمات چهره به چهره، تعیین وظایف و موارد دیگر را نیز در یک برنامه واحد داشته باشید.

4. تماس­های کنفرانسی آسان­‌تر

برنامه‌­های نرم­‌افزاری ارتباط بین همکاران و تیم­‌های مختلف را از طریق تماس کنفرانسی در تلفن­‌های کاری ایشان تسهیل می­کند. برای  افزایش انعطاف‌پذیری در مکالمات تلفنی، سافت­ فون­‌ها هم دارای برنامه‌های دسکتاپ و هم برنامه­‌های موبایل هستند؛ به این معنی که اگر لازم باشد در میانه مکالمه از میز کار خود فاصله بگیرید، می­توانید یک مکالمه در حال برگزاری  را از رایانه به تلفن همراه خود منتقل کنید.

5. پست صوتی

شاید بنظر برسد که پست صوتی یک ویژگی عادی برای تلفن­‌هاست، اما سرویس‌های پست صوتی مدرن دارای ویژگی‌های افزوده بسیار خوبی برای افزایش عملکرد کارکنان هستند. سافت فون­‌ها امکان ارسال مستقیم فایل‌های پست صوتی به ایمیل‌ کاربران یا بصورت پوش نوتیفیکیشن را فراهم می­کنند. کاربران حتی می‌توانند درخواست رونویسی کنند تا در مواقعی که شنیدن پیام امکان‌پذیر نیست (مثلاً در یک جلسه طولانی) بسادگی محتوا را دریافت کنند.

چه کسب ‌و ‌کارهایی بهتر است از سافت فون استفاده کنند؟

سافت فون ها ارزان هستند (در برخی موارد رایگان) و برای اجرا نیازی به تجهیزات گران ‌قیمت ندارند. همچنین می‌توانید آن‌ها را در عرض چند دقیقه به روز رسانی کنید. این امر باعث می‌شود که سافت فون‌ها برای کسب و کارهای کوچک و متوسط که از VoIP برای صرفه‌جویی در هزینه‌‌ها استفاده می کنند، ایده‌آل باشد. شما هنوز هم می‌توانید تلفن های رومیزی را برای چند کارمند کلیدی بخرید، اما تقریبا ً همه می‌توانند از یک سافت فون استفاده کنند.

چگونه ارائه دهنده سافت فون مناسب برای کسب و کار خود را انتخاب کنید؟

هنگام انتخاب ارائه‌دهنده تلفن نرم‌افزاری، مهم‌ترین نکته این است که در ابتدا، ویژگی‌هایی را که برای شما و فرهنگ سازمانی‌تان مهم است، بررسی کنید. به ویژگی­‌های کلیدی همچون پست صوتی، ارسال تماس، انتقال، شماره‌­گیری مجدد، صف انتظار و سایر موارد مهم توجه کنید. مطمئن شوید که چه تعداد خط تلفن نیاز شما را برطرف می­کند و ارائه دهنده شما قادر به پشتیبانی چند خط تلفن است. مورد بعدی که باید مد نظر قرار دهید، سیستم عامل شما است. اطمینان حاصل کنید که سرویس تلفن نرم افزاری که انتخاب می­‌کنید با سیستم عامل­‌های موجود شما سازگار است و به راحتی با نرم‌­افزارهای CRM، lDAP و Outlook ادغام می­‌شود. پس از مطالعه مطالب بالا در صورتی که هنوز سوالی در مورد سافت­‌فون دارید، برای دریافت اطلاعات تکمیلی با کارشناسان ما در الوویپ تماس بگیرید.