۱۰ ابزار کاربردی که در دورکاری به کارمندان کمک می‌کند

در گذشته، دورکاری اغلب برای شغل های مربوط به خدمات مشتری بود که با حداقل دستمزد در نظر گرفته می شد. اما با گذشت زمان و تکامل ابزار دورکاری، کار از راه دور به یک شغل تمام وقت تبدیل شده است. به لطف پیشرفت‌ تکنولوژی و وجود ابزارهای کاربردی در دورکاری، افراد قادرند کارهای خود را  را از هر گوشه‌ای از جهان انجام دهند. افراد در سراسر جهان به طور فعال این پیشرفت‌های فناوری را پذیرفته و خود را با آن سازگار می‌کنند. کسب و کار‌ها نیز سعی می‌کنند با درک اهمیت دورکاری، استعدادهای سراسر جهان را کشف کنند و با  حذف موانع فیزیکی، آنها را استخدام کنند. در این مقاله همراه الوویپ باشید تا از مهم ترین ابزارهای کار از راه دور برای فریلنسرها و افراد دورکار مطلع شوید.

چگونه تیم دورکار را مدیریت کنیم؟

با توجه به افزایش فرهنگ دورکاری، مدیریت تیم های دورکار تبدیل به نیاز اساسی در سازمان ها شده است. به عنوان یک مدیر پروژه شما وظیفه دارید که مسیر موفقیت تیم‌های مجازی خود را تعیین کنید. مدیریت دورکاری با وجود کارمندانی با کار ترکیبی، حفظ انسجام، حفظ روحیه بالا، افزایش هماهنگی و … می تواند کار دشواری باشد. به همین دلیل، مدیران صرف‌نظر از اینکه کارمندانشان از کجا کار می‌کنند، نیاز به راه‌های نوآورانه برای پیوند تیم‌ها دارند.

دلایل افزایش دورکاری

روند کار از راه دور در سال های اخیر به دلیل پیشرفت تکنولوژی، تغییر فرهنگ کار و تمایل به افزایش انعطاف پذیری و تعادل بین کار و زندگی، شتاب قابل توجهی یافته است. در اینجا دلایل اصلی افزایش روند دورکاری آورده شده است:

• تنظیم برنامه کاری
• راحتی بیشتر در خانه
• فرصت سفر بیشتر
• استرس کمتر
• مدیریت زمان بهتر برای زندگی شخصی
• رضایت بخشی بالاتر

مزایای زیادی برای کار از راه دور وجود دارد، اما لازم است بهترین روش‌ها را برای مدیریت تیم از راه دور بررسی کنید. در ادامه نگاهی به مزایای دورکاری و ابزار دورکاری که برای شما مفید و کاربردی هستند، میندازیم.

مزایای دورکاری

کار از راه دور هم برای شرکت و هم برای کارمندان مزایای زیادی دارد. در ادامه به تفکیک منافع دورکاری آورده شده است:

ابزار مدیریت پروژه

مدیریت پروژه، مهم‌ترین و کلیدی‌ترین عنصر در موفقیت یک پروژه است. این ابزارها با اثربخشی در کار از راه دور نقش مهمی در پیشبرد پروژه بازی می‌کنند. آنها به مدیران پروژه کمک می‌کنند تا تمام جوانب پروژه را از جمله مدیریت زمان، منابع، بودجه، و ارتباطات تیمی به طور کامل کنترل کنند.

نرم افزار Trello

یکی از مهم‌ترین و کاربردی‌ترین ابزار مدیریت پروژه، Trello است. در یک نگاه، Trello به شما می‌گوید چه کارهایی در لیست انجام است، چه کسی روی چه چیزی کار می‌کند و وضعیت انجام هر کار به چه صورت است.  از ویژگی های دیگر ترلو می‌توان به تعیین ددلاین، افزودن چک لیست، گزارش عملکرد و دادن امتیاز اشاره کرد.

 Basecamp

Basecamp یک انتخاب محبوب در بین مدیران، تیم ها و فریلنسرها به دلیل عملکرد ساده، طراحی تمیز و قابلیت استفاده آسان است. این یک راه حل نرم افزاری مدیریت پروژه و همکاری تیمی است که به شما کمک می‌کند پروژه ها را مدیریت کنید و به روشی معنادار با مشتریان ارتباط مجازی برقرار کنید. این نرم افزار طیف وسیعی از ویژگی‌ها را برای به اشتراک گذاشتن ایده‌ها، سازماندهی مکالمات، و تعیین و تغییر وظایف در یک صفحه در طول پروژه ارائه می‌دهد.

Airtable

Airtable نسخه ای دیگر و گسترده تر از  spreadsheet است که بخشی از آن پایگاه داده است. درواقع، Airtable بهترین ویژگی‌های صفحه گسترده اکسل یا Google Sheets را در یک رابط کاربری ساده و زیبا ارائه می دهد. این برنامه به شما امکان می دهد نماهای سفارشی مختلف، مانند نمای تقویم، حالت گرید، حالت کانبان وگالری ایجاد کنید تا بتوانید با نیازهای تیم خود سازگار شوید.

ابزار مکالمه و چت

ابزارهای مکالمه و چت، از ابزارهای همکاری آنلاین بسیار عالی هستند و نقش بسیار مهمی در ارتباطات آنلاین دارند. این ابزارها شامل سیستم‌های چت آنلاین و واحدهای پردازش زبان طبیعی هستند که به کاربران امکان برقراری ارتباط بین‌افراد و سامانه‌های خودکار را می‌دهند.

Slack

اسلک یک پیام رسان و فضای چت روم برای شرکت هاست. فضای دیجیتالی اسلک (Slack) که به ارتباط بین هم تیمی ها کمک می کند، به آنها اجازه می دهد ایده ها را به اشتراک بگذارند و نظرات خود را در همان لحظه به اشتراک بگذارند تا همه چیز به سرعت حرکت کند.

Chatwork

Chatwork یک برنامه چت گروهی است که برای کمک به تیم های دورکار در برقراری ارتباط، همکاری و افزایش بهره‌وری طراحی شده است. چت ورک راهی ساده، سریع و کاربردی برای ارتباط افراد و تیم‌ها در هر اندازه است. از جمله قابلیت های  آن این است که می‌توانید فایل ها را در فرمت های مختلف مانند اکسل، word و فایل تصویر آپلود کنید. بعلاوه می‎‌توانید یک کنفرانس ویدیویی با اعضای اتاق گفتگو برگزار کنید. نکته جالبی که در این برنامه وجود دارد، این است که می‌توانید پیام های خوانده نشده را طوری را تنظیم کنید که اگر تا مدت مشخصی خوانده نشدند، برای شما ایمیل ارسال کند.

ابزار تماس صوتی

نرم افزار VoIP

VoIP یک راه حل خوب و مقرون به صرفه برای نیازهای تلفنی و تماس صوتی سازمانی است. با استفاده از اینترنت برای انتقال سیگنال های صوتی، نرم افزار VoIP، نیاز به خطوط تلفن سنتی را از بین می برد و به کسب و کارها این امکان را می دهد تا زیرساخت های ارتباطی خود را ساده کنند. با VoIP، شرکت‌ها می‌توانند از طیف گسترده‌ای از ویژگی‌ها و قابلیت‌ها، از جمله مسیریابی تماس، تماس کنفرانسی، پست صوتی و غیره برخوردار شوند. علاوه بر این، سیستم های VoIP با اجازه دادن به کارمندان برای برقراری و دریافت تماس از هر نقطه با اتصال به اینترنت، دورکاری را برای کارمندان تسهیل می‌کند.

WhatsApp

واتس اپ در درجه اول به عنوان یک برنامه پیام رسان برای استفاده شخصی شناخته می شود، اما ویژگی هایی دارد که آن را برای ارتباطات تجاری و سازمانی مناسب می کند. اگرچه واتس اپ به صراحت خود را به عنوان یک تلفن سازمانی و ابزار تماس صوتی معرفی نمی‌کند، اما امن و محبوب بودن آن باعث شده که کارمندان از  قابلیت تماس صوتی آن نیز بهره مند شوند.

ابزار تماس تصویری

Google Meet

یکی از ویژگی‌های کلیدی Google Meet، امکان میزبانی جلسات آنلاین با حداکثر ۱۰۰  شرکت‌کننده است. این موضوع آن را به گزینه ای عالی برای مشاغل دورکاری تبدیل می کند که نیاز به برگزاری کنفرانس های ویدئویی بزرگ دارند. همچنین  Meet  طیف گسترده‌ای از ویژگی‌هایی را دارد که می‌توانید از آنها برای پربارتر کردن جلسات خود استفاده کنید. این  ویژگی ها شامل موارد زیر است:

• امکان به اشتراک گذاری صفحه نمایش خود با سایر شرکت کنندگان
• ضبط و ذخیر جلسات
• بی‌صدا یا باصدا کردن شرکت‌کنندگان
• چت با سایر شرکت کنندگان در طول جلسه

Skype

اسکایپ یک ابزار دورکاری تماس تصویری محبوب و پرکاربرد است که برای کار از راه دور بسیار مناسب است. مجموعه ای از ویژگی ها، آن را به یک ابزار ارتباطی مؤثر برای جلسات مجازی، همکاری و تعاملات تیمی از راه دور تبدیل می کند. اسکایپ همچنین امکان ارسال پیام فوری و به اشتراک گذاری فایل را فراهم می کند و ارتباط و همکاری در زمان واقعی را بین اعضای تیم امکان پذیر می کند.

Zoom

Zoom یک پلتفرم ویدئو کنفرانس محبوب است که به شما امکان می دهد جلسات، وبینارها و تماس تصویری را با هر کسی در سراسر جهان ایجاد کنید. این نرم افزار هم برای کسب و کارها و هم برای افرادی که می خواهند به صورت آنلاین در ارتباط باشند موثر است. استفاده از زوم آسان است و ویژگی‌های مختلفی مانند اشتراک فایل، امکان اشتراک‌گذاری صفحه‌نمایش، شماره‌گیری تلفن، ضبط ابری، قابلیت تخته سفید و موارد دیگر را ارائه می‌دهد.

ابزار دورکاری مفید، زمینه ساز بستری عالی برای ارتباطات دوجانبه

این روزها، با وجود تکنولوژی پیشرفته، کار از خانه به اندازه گذشته دشوار نیست. برای کارمندان و مدیران، ابزارها و بستر مناسبی وجود دارد که شما را قادر می‌سازد در کوتاه ترین زمان ممکن با همکاران خود ارتباط برقرار کنید. برای مدیران سازمان، مدیریت زمان، مهم‌ترین چالش و دغدغه برای پیشبرد کارهاست و وجود ابزارهای ارتباطی آنلاین، مدیریت زمان در کار از راه دور را به درستی کنترل می‌کند.

در مقاله موجود ما برخی از مهم ترین ابزارهای کاربردی در دورکاری به اشتراک گذاشته ایم. نرم افزار مرکز تماس الوویپ برای حل مشکل سازمان‌هایی که با چالش دورکاری مواجه هستند، راهکارها و امکانات مناسبی ارائه داده است. این ابزار موجب بهبود فرآیندهای کاری شما شده و رشد و ترقی سازمان را به دنبال خواهند داشت.